Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie, które istnieje na rynku już od kilku lat. Coraz więcej firm decyduje się na takie narzędzie, gdyż ma ono wiele zalet. Czym cechuje się to narzędzie? Jakie plusy ma wdrożenie systemu w firmie? Jak działa elektroniczny obieg dokumentów?
Pojęcie elektronicznego obiegu dokumentacji
Najprościej rzecz ujmując, jest to system informatyczny, który umożliwia rejestrowanie dokumentacji, jaka dotychczas miała postać papierową. Dochodzi do tworzenia elektronicznych faktur i innych dokumentów w systemie, jak i ich przekazywania między pracownikami i do kontrahentów zgodnie z odpowiednimi zasadami. To etapowa praca, która wymaga na samym początku diagnozy i analizy wszelkich procesów organizacyjnych w firmie. Bardzo ważne jest też powołanie specjalnego zespołu wdrożeniowego i przygotowanie pracowników do zmiany organizacji pracy.
Jak działa obieg elektroniczny?
Warto przed wdrożeniem systemu zastanowić się, do czego dokładnie ma nam służyć. W tym przypadku z powodzeniem zastosujemy elektroniczny obieg dokumentów w celu:
- rejestracji dokumentów,
- porządkowania informacji,
- zarządzanie obiegiem dokumentów,
- archiwizowania ważnej dokumentacji,
- wspierania procesów księgowych i rachunkowych.
Ograniczenie modelu tradycyjnego
Odpowiednio przygotowany obieg elektroniczny pozwala znacząco ograniczyć tradycyjny model przesyłania dokumentów w formie papierowej. Wiele zależy od kultury organizacyjnej firmy i tego, jakie efekty chcemy osiągnąć. Przykładowo firmy działające w branży IT z łatwością zastosują takie rozwiązanie. Człowiek w takiej sytuacji jest ważnym ogniwem, które decyduje w sporej mierze o powodzeniu wdrożenia obiegu elektronicznego w firmie.
Nie jest łatwo wdrożyć taką opcję tam, gdzie występują znacznie zbiurokratyzowane struktury i gdzie pracownicy są przyzwyczajeni do papierowej dokumentacji. Jednakże sam system jest prosty do opracowania, dlatego przekonanie pracowników do wdrożenia nie powinno stanowić problemu. Korzyści znacznie przeważają nad zagrożeniami, które praktycznie nie istnieją.
Czy warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów zapewnia sprawny obrót pismami w wielu instytucjach i firmach. Dokumenty szybko docierają do danej osoby w konkretnym czasie. Cały proces przekazywania materiałów ulega znacznemu skróceniu i zajmuje mało czasu. W dzisiejszych czasach oszczędność każdej minuty jest na wagę złota. Kolejnym atutem jest fakt, że dochodzi do zmniejszenia nakładów pracy danego pracownika w związku z porządkowaniem i przekazywaniem dokumentów. Zyskujemy swobodny dostęp do informacji o każdej porze dnia i nocy. Obieg elektroniczny do zera zmniejsza ryzyko zgubienia pism i ich zniszczenia. To czysty zysk dla firmy, która pragnie jednocześnie zminimalizować koszty wiążące się z pomyłkami, opóźnieniami i błędami. Na uznanie zasługuje też ogromny poziom mobilności. Pracownicy mogą pracować zdalnie z dowolnego miejsca na świecie. To innowacyjne rozwiązanie cieszy się sporym uznaniem na rynku.